POJAZDY XL

POJAZDY XL - to moduł Systemu XL, zgodnie ideą modułów, służy do prowadzenia księgowości dla prawidłowego rozliczania kosztów używania pojazdów, które nie są na środkami trwałymi firmy, a są wykorzystywane w jej działalności.

Zestawienie statystyczne informuje, że program obsługuje 34  różnego rodzaju zadania i funkcje pomocnicze, a zawarta w nim szczegółowa instrukcja - pomoc kontekstu pracy, to ok. 50 stron tekstu, który stanowi podręcznik księgowości i informatyki w zakresie obsługiwanych zadań.
Dlatego przede wszystkim zalecamy jego pobranie i zainstalowanie dla przeprowadzenia wszelkiego rodzaju testów, zwłaszcza, że jego instalacja nie ingeruje w żadne ustawienia Waszego komputera (odinstalowanie polega na skasowaniu jego plików i folderu). 

Niewątpliwie używanie pojazdów prywatnych w działalności firmy i odpowiednie rozliczanie kosztów z tym związanych  jest obsesją polskiego fiskusa. Ustawodawcy przewidują główny podział sposobów rozliczania pojazdów prywatnych ze względu na fakt, czy dany pojazd jest własnością pracodawcy, czy też pracownika.

1. Gdy używany pojazd jest własnością pracodawcy (lub jednego z właścicieli firmy, żony itd.), dla rozliczenia kosztów jego używania konieczne jest prowadzenie narastająco w danym roku dwóch ewidencji - Ewidencji Przebiegu i Ewidencji Kosztów. Dopiero na podstawie tych dwóch ewidencji można wyliczyć odpowiednią kwotę kosztów używania określonego pojazdu w danym miesiącu. Program, zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie tych ewidencji, oblicza i drukuje raport - rozliczenie miesiąca, który jest dokumentem dla wpisu do KPiR i Rejestru zakupów VAT - bo zgodnie ze znalezionymi przez nas interpretacjami ustawy o VAT taka możliwość istnieje - jednak skorzystanie z tej interpretacji Program pozostawia decyzji użytkownika. (Proszę zrozumieć - program działający na kawałku krzemu - nie musi dyskutować z urzędnikiem - a my, niestety, tak).

2. Gdy w działalności firmy używany jest pojazd pracownika, lub osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, albo umowy o dzieło, ustawodawca określa szczegółowo warunki, które pracodawca musi spełnić, aby mógł zaliczyć w koszty swojej działalności używanie tych pojazdów. Dla rozliczenia kosztów pojazdu pracownika ustawodawca przewiduje dwie możliwości:

Używanie pojazdu pracownika w jazdach lokalnych - tzn. w granicach administracyjnych miasta lub gminy - w tym przypadku konieczne jest sporządzenie Umowy cywilnoprawnej, w której pracodawca określa limit kilometrów na jazdy lokalne. (Limit maksymalny określa ustawodawca - w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście = 300 km do 100tys, 500 km od 100tys. do 500tys, 700 km ponad 500tys. mieszkańców - to dane obowiązujące w styczniu 1999 roku).

Dla rozliczenia kosztów używania pojazdów pracownika w jazdach zamiejscowych konieczny jest dokument Polecenia Wyjazdu Służbowego (Delegacja) i (w zależności od interpretacji przepisów przez - przepraszam - np. Panią Krysię z US) - Ewidencja Przebiegu.

Dla rozliczenia kosztów używania pojazdów będących własnością zleceniobiorców, zleceniodawca musi dysponować Ewidencją przebiegu pojazdu, na podstawie której, uwzględniając aktualną stawkę za 1km, może te koszty zaliczyć do kosztów w rozliczanym miesiącu.

Program POJAZDY XL uwzględnia całą powyższą złożoność. Jest zaprojektowany tak, że dla każdego pojazdu zakłada osobny plik danych, a menu programu w jego dwóch głównych funkcjach - Ewidencje, Raporty - zmienia się w zależności od tego, czy aktualnie rozliczany (księgowane są dane) pojazd jest własnością pracodawcy, czy też pracownika. W ten sposób "podpowiada" użytkownikowi, jakie dokumenty są potrzebne - do rozliczenia kosztów pojazdu. I tak np. dla pojazdu pracownika nie ma możliwości prowadzenia Ewidencji kosztów używania, ale za to jest możliwość drukowania Poleceń Wyjazdów Służbowych (Delegacji) i Umowy cywilnoprawnej oraz Oświadczeń miesięcznych dla rozliczania ryczałtów pracowników na jazdy lokalne.

W sprawie prawa gospodarczych w tym zakresie, dygresja prywatna: jak mawiał Józek Kliś - ręce opadają, i jakby nadal obowiązuje ogłoszenie z lat 70-tych Jacka Kleyffa z Salonu Niezależnych (pozdrawiam!): Są wolne miejsca we władzy - proszę przynieść ołówek, ekierkę i kartkę w linie...