Zgodnie z Informacjami dodatkowymi , ta część serwisu należy do dokumentacji historycznej powstawania całości Systemu XL. Poniższe zestawienie informacji o Systemie XL powstało pod koniec 2001 roku i miało za zadanie, w naszym serwisie internetowym, stanowić wyjaśnienie najważniejszych cech naszych programów i szczegółowy opis, dlaczego i co daje Użytkownikowi fakt, że są one stworzone na bazie MS EXCEL. 

Obecnie poniższe informacje są zawarte w odpowiednich działach pomocy kontekstowej Systemu XL, jednak takie zestawienie jest nadal aktualne, a stanowi równocześnie jakby ciągle nas obowiązujące "założenia projektowe" - przy jego dalszym rozwoju...

Argumenty przemawiające ZA programami Systemu XL:

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Bezstresowa obsługa, nawet dla laika komputerowego - wszystko i zawsze można poprawić.
Programy Systemu XL mają z założenia możliwość wprowadzania poprawek. Z pozycji polskiego fiskusa (prawdopodobnie nie tylko polskiego), to podejrzana sprawa. Nam jednak nie chodzi o “ułatwienie” oszustw podatkowych. Zależy nam, aby użytkownik śmiało zaczął korzystać z programu, nie bał się popełnić jakiegoś błędu, którego nie będzie mógł poprawić bez wzywania “specjalisty”. Bo chyba wszyscy wiedzą (z wyłączeniem P. Ustawodawców), że każdy program komputerowy ma, najkrócej wyjaśniając - tylne wejścia, znane tylko twórcom kodu źródłowego. Problem wprowadzania poprawek rozumiemy w ten sposób, że nie mamy na myśli poprawek w księgowaniu kwot zdarzeń gospodarczych, to jest możliwe, ale przecież rozliczanie z fiskusem (podatek dochodowy, VAT) odbywa się w cyklu miesięcznym, więc takie poprawki nie są racjonalne. Chodzi nam o poprawki pomyłkowych wpisów w miesiącu rozliczanym lub w miesiącach wcześniejszych - już rozliczonych, gdy nie wpływają na wyniki rozliczeń.

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Łatwa, prosta i zrozumiała archiwizacja danych użytkownika - czyli ich bezpieczeństwo.
Jednym z podstawowych problemów programów księgowości jest sprawa bezpieczeństwa danych użytkownika. W dużych firmach zajmują się tym specjalne zespoły pracowników - specjalistów, którzy mają odpowiednie wyposażenie sprzętowe i programowe. W programach Systemu XL, dzięki temu, że oparte są na EXCELU, problem bezpieczeństwa danych użytkownika rozwiązany jest tak, że każdy może w prosty i zrozumiały sposób dbać o bezpieczeństwo swoich danych księgowości. Otóż, wyraźnie oddzielone są pliki danych i pliki programów. Wystarczy znać nazwy plików danych (np. w module FIRMA XL są to 3 pliki), które jasno opisano w pomocy kontekstowej i wykonywać ich kopie odpowiednio często i na pewne, niezależne nośniki. Oczywiście, tak jak inne programy księgowości, sam program przypomina o wykonywaniu kopii bezpieczeństwa danych i istnieje odpowiednia funkcja, jednak tylko w Systemie XL pliki danych, to pliki Excela ze zrozumiałymi dla każdego tabelami, gdzie “widać”, że np. plik danych pod nazwą fxtabele.xls - to plik z kartotekami: kontrahentów, magazynów materiałów, towarów, usług, wyposażenia, środków trwałych i innych kartotek pomocniczych.

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Prosta i łatwa aktualizacja oraz serwisowanie programów.
Zaczynając tworzyć Systemu XL z założeniem, że mają być użytkowane w małych firmach, nie przez specjalistów informatyków oraz niezawodowych księgowych, zdecydowaliśmy oprzeć je na programie EXCEL. Wówczas, znając pozycję Microsoftu i jego systemu Windows - projektując nasz program, przede wszystkim położyliśmy nacisk na to, aby każdy, nawet laik komputerowy mógł “w razie czego” sam go odnowić. Dlatego moduły Systemu XL mają wyraźnie podzielone pliki na pliki danych użytkownika (najważniejsze), pliki programu - zawsze do odtworzenia. Mało tego - założyliśmy, że instalacja naszego programu nie będzie ingerować w żaden sposób w “ustawienia” komputera użytkownika poza tym, że stworzy katalog-folder na dysku twardym - pod dowolną nazwą, zgodnie z wyborem użytkownika. Czyli ewentualne odinstalowanie programu polega po prostu na skasowaniu katalogu-folderu. W chwili, kiedy to piszemy (przełom 2001/2002 roku) Billi Gates, szef Microsoftu podał informację, że następuje istotny zwrot w planach produkcji - koniec nowych “bajerów” w programach - przyszedł czas na “uporządkowanie”. To nasz skrót z informacji prasowych, a wracając do serwisowania naszych programów - to proste. Najkrócej wyjaśniając, wystarczy mieć kopie plików danych i plik główny programu ( tam jest licencja użytkownika) - zainstalować program od nowa - i zamienić te pliki - i już.
Mało tego, program instalacyjny programu, gdy go uruchomimy i wskażemy katalog, w którym zainstalowaliśmy na naszym dysku twardym program, sam włączy opcję reinstalacji i przeprowadzi serwisowanie programu.
Dokładnie tak samo wygląda aktualizowanie programu do nowej wersji, musimy uruchomić program instalacji - wskazać katalog - program sam zaktualizowanie do najnowszej wersji programu zachowując dane użytkownika i licencję.

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Możliwość pracy na wielu komputerach - łatwe aktualizowanie danych użytkownika (firma, dom).
Przede wszystkim licencja na moduły Systemu XL nie ogranicza ilości komputerów, na których będą używane. Jest udzielana dla firmy. Programy są oparte na EXCELU, co umożliwia pracę w konfiguracji sieciowej. To jednak w małych i średnich firmach nie jest głównym problemem. Najczęstszym zjawiskiem w takich firmach jest konieczność pracy - prowadzenia księgowości - co najmniej na dwóch komputerach - w firmie i w domu. W takim przypadku można przyjąć, że w domu są prowadzone wszelkie prace księgowości z rozliczaniem ogólnym firmy (rozliczenia miesięczne - PIT, VAT, obsługa przelewów bankowych i innych dowodów wewnętrznych), a w firmie - księgowość związaną z obsługą klientów - czyli fakturowanie z obsługą kartotek magazynów, usług i innych. Pod pojęciem firmy można rozumieć nawet dowolną ilość “jej oddziałów” - i dlatego w module fakturowania jest opcja wyłączania automatycznego księgowania w Księdze Przychodów i rejestrów VAT, a istnieją funkcje zestawień fakturowania dziennego lub miesięcznego, aby móc w takim przypadku łatwo na podstawie tych raportów księgować w “domowym komputerze” w Księdze Przychodów i Ewidencji sprzedaży VAT jednym wpisem, z poszczególnych oddziałów firmy sprzedaż dzienną lub miesięczną. Bo przecież w takiej wielooddziałowej firmie musi być prowadzona jedna Książka Przychodów i Rozchodów i jedna Ewidencja sprzedaży i zakupów VAT. Wspomniana w tytule łatwość aktualizowania danych polega na tym, że programy Systemu XL są oparte na EXCELU i mają jasno dla użytkownika oddzielone pliki programu od plików danych. Mało tego, pliki danych też są jasno zdefiniowane i czytelne dla każdego użytkownika, bo zawierają dane w postaci zrozumiałych tabel i np. w module FIRMA-XL istnieją dwa podstawowe pliki danych z logicznym podziałem:
- plik pod nazwą fxd-xxxx.xls (gdzie xxxx to rok w postaci czterocyfrowej) - zawiera wszelkie tabele do rozliczeń z fiskusem, czyli tabele “zdarzeń gospodarczych” - na podstawie której program tworzy Księgę Przychodów i Rozchodów oraz rejestry sprzedaży i zakupów VAT, tabele PIT-ów wraz z progami podatkowymi dla danego roku i wiele innych tabel pomocniczych dla wygody użytkownika.
- plik pod nazwą fxtabele.xls - gdzie się znajdują kartoteki bezwzględnie potrzebne czyli kartoteki magazynu towarów, materiałów, usług, kartoteka wyposażenia i środków trwałych, oraz kartoteki pomocnicze: kontrahentów, dowodów wewnętrznych, przelewów bankowych, płatności.
Użytkownik, mając takie informacje, poprzez odpowiednie przenoszenie plików danych pomiędzy komputerami (na dyskietkach, czy też przy pomocy internetu) może łatwo panować nad aktualnością swoich danych księgowych.

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Możliwość dostosowania pracy z każdą drukarką i z każdą rozdzielczością ekranu.
O każdym programie księgowości, który pracuje pod systemem Windows, można powiedzieć, że może współpracować z każdą drukarką. O tym decyduje pozycja Microsoftu, producenta Systemu Windows. Każdy producent nowej drukarki musi ją dostosować do współpracy z tym systemem operacyjnym. W programach Systemu XL, opartych na EXCELU, to wykorzystujemy. Wszelkie potrzebne wydruki z programów wykorzystują funkcje drukowania Excela, a użytkownik ma łatwy dostęp do “wzorów” wydruków, z menu Excela, gdzie szczegółowo może “dostroić” wydruk np. do deklaracji PIT-5, gdy chce ją wypełniać w formie nadruku na gotowej deklaracji, bo nie chce drukować jej całej, co niewątpliwie oszczędza atrament lub toner drukarki.

Wszystkie programy są projektowane do pracy przy już “archiwalnej” rozdzielczości ekranu 640x480 pkt. Obecnie (przełom 2001/2002 roku) taka rozdzielczość jest już prawie nie wykorzystywana, jednak nadal trzymamy się tej zasady (projektując nowe okna interfejsu  - rozwijając programy), bo każdy użytkownik może dostosować okno każdego modułu Systemu XL do potrzebnej mu wielkości wykorzystując funkcje pomocnicze i właściwość występującą w EXCELU - ustawienie skali wyświetlania (zoom).

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Łatwość, nawet dla laika komputerowego, wprowadzania grafiki firmy na dokumenty, listy itd.
Obecnie wiele programów księgowości, gdy pracują pod systemem operacyjnym Windows, oferuje funkcje pomocnicze umożliwiające ustawienia rodzaju używanej czcionki, czy też wprowadzenie grafiki logo firmy na fakturę. Jednak tego typu ustawienia są ograniczone, bez specjalistycznej wiedzy można ustawić tylko to, co programiści umożliwili w funkcjach pomocniczych. Inaczej jest w programach Systemu XL, opartych na Excelu. Tutaj użytkownik ma dostęp do arkuszy Excela, które są “wzorami” przygotowywanych przez program wydruków i równocześnie wszelkie, prawie nieograniczone możliwości formatowania, czyli wyboru wielkości i rodzaju czcionki, ramek, przyciemnień, kolorów oraz wprowadzania różnego rodzaju grafiki. Zależy to tylko od czasu i inwencji użytkownika. Do tego, uwzględniając fakt, że w każdej chwili można zrobić kopię całego programu do katalogu-folderu pomocniczego (dla prób), nawet początkujący użytkownik może, na kopii programu popróbować co i jak z tym całym formatowaniem wydruków i wprowadzaniem grafiki np. na koperty czy faktury.

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Łatwa realizacja wszelkiego rodzaju zestawień, analiz, wydruków danych w dowolnej konfiguracji.
Zadaniem każdego programu z dziedziny księgowości jest rejestracja danych oraz na ich podstawie przygotowywanie zestawień, analiz, raportów - tak przecież ogólnie można nazwać nawet np. przygotowanie faktury czy też rejestr sprzedaży VAT. Wszystkie programy księgowości, zgodnie z ich określonym zadaniem realizują potrzebne raporty, zestawienia, przy czym można je podzielić na główne i pomocnicze. Te główne są oczywiste, ze względu na zadania programu, np. program do prowadzenia księgowości na zasadach ogólnych musi przygotowywać Księgę Przychodów i Rozchodów i Ewidencje VAT, jednak problemem są wszelkiego rodzaju raporty, analizy, które całkowicie zależą od specyfiki działalności gospodarczej, wielkości firmy, poziomu zatrudnienia itd.

Tak jak w innych programach z tej dziedziny, w Systemie XL jest wiele funkcji realizujących różnego rodzaju raporty - zestawienia, jednakże fakt, iż oparto go na Excelu powoduje - w przeciwieństwie do innych programów, gdzie ilość funkcji realizujących różnego rodzaju raporty jest ograniczona do tylu, ile napisali programiści tworzący dany program - że poprzez funkcję, którą zawiera każdy moduł Systemu XL, realizującą do osobnego pliku-arkusza Excela (roboczy.xls) kopię wybranej kartoteki programu, aby tam bezpiecznie dla danych programu, każdy użytkownik, mając do dyspozycji całą potęgę funkcji programu Excel mógł przygotować wszelkie potrzebne mu raporty, zestawienia, analizy. To oczywiście wymaga trochę pracy, ale w ten sposób programy Systemu XL zapewniają uniwersalność i możliwość realizacji takich zestawień, jakie są potrzebne w określonej firmie. Mało tego, każdy może spróbować zautomatyzować przygotowanie określonego zestawienia, czy też raportu, wykorzystując możliwość rejestracji makr w programie EXCEL.

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Funkcja szukania w każdej kartotece, po dowolnym polu lub równocześnie po wielu polach.
Dla wygody pracy użytkownika programu związanego z obsługą kartotek funkcja szukania jest jedną z najistotniejszych. W programach Systemu XL, wykorzystujemy funkcje istniejące w Excelu, czyli największego producenta oprogramowania na świecie, a z tego wynika, że kod tych funkcji musi być dobry. Jakość funkcji przeszukiwania kartotek zaczyna być ważna, gdy te kartoteki zawierają już wiele wpisów. W Systemie XL, gdy jakaś jego funkcja włącza okno związane z obsługą kartoteki, uruchamia się on w opcji gotowości do wpisów parametrów szukania dla funkcji Szukaj.

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Jedyne racjonalne zabezpieczenie danych dla ewentualnego rozwoju firmy i jej systemu zarządzania.
Decydując się na oparcie Systemu XL na bazie EXCELA mieliśmy na uwadze również fakt, że w przypadku rozwoju firmy, konieczne jest rozwój poziomu jej obsługi informatycznej. W takim przypadku, mając dane firmy w formacie EXCELA, którego producentem jest Microsoft, niewątpliwie światowy lider oprogramowania, pewne i łatwe będzie przeniesienie danych do nowych - dużych systemów informatycznych księgowości i zarządzania.

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Ograniczenie wielkości - liczby wpisów poszczególnych kartotek do ... 
To ograniczenie Excela - w wersji 95 - do 16 tys, Od następnych wersji ograniczenie jest do 64 tys. wpisów .

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Wstyd wołać specjalistę informatyka do aktualizacji lub prac archiwizacyjnych i konserwacyjnych programu. Pliki programów Systemu XL mają jasno i zrozumiale określone zadania, wyraźnie oddzielone są pliki z danymi użytkownika i pliki programu. Instalacja programów nie ingeruje w żadne ustawienia komputera użytkownika. Nawet osoba nie znająca pojęcia pliku, katalogu, korzystając z programu instalacji (reinstalacji) i funkcji pomocniczej - archiwizacja danych, może te czynności wykonać sama.

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL

Powyższe trzy punkty wyczerpują minimalne wymagania księgowości każdej firmy, aby mogła działać zgodnie z obowiązującym prawem. Pomijamy tutaj inne konieczne warunki dla rozpoczęcia działalności firmy - odpowiednie rejestracje, zgłoszenia, REGON, NIP.

Przedstawiona kolejność jest zamierzona - w takiej kolejności występują obowiązki księgowania. Zależy to od specyfiki firmy i jej wielkości. Punkt pierwszy jest niezbędny i dotyczy nawet najmniejszych, jednoosobowych firm. Punkt drugi nie odnosi się do każdej firmy, ale także może odnosić się nawet do tych jednoosobowych. A gdy firma jest nieco większa, tyczy się jej punkt trzeci. Taki, najogólniejszy podział księgowości małych i średnich firm nie wyczerpuje oczywiście całości problemów księgowania nawet w najmniejszej firmie. Jednak wszelkie inne zagadnienia stanowią księgowość pomocniczą, zależną od rodzaju i wielkości prowadzonej działalności gospodarczej - inne potrzebne działy księgowości występują w zakładzie produkcyjnym, gdzie oprócz kartotek materiałów, towarów i innych części potrzebnych do produkcji mogą być konieczne kartoteki np. odzieży roboczej czy też środków czystości, a zupełnie inne zagadnienia są istotne w małym zakładzie usługowym. Podobnie jak w przypadku zatrudnienia 1-2 osób program komputerowy księgowości kadr i płac może być o wiele mniej rozbudowany niż taki program dla setek lub tysięcy pracowników.

Mając na uwadze powyższe fakty oraz to, że programy Systemu XL są z założenia dedykowane małym i średnim firmom, w których najczęściej jedna osoba zajmuje się całą księgowością, jest on projektowany od samego początku tak, aby jego menu, czyli interfejs użytkownika dzielił zadania księgowości na odpowiednie tematy, a tym samym ułatwiał pracę.
W tym "najkrótszym kursie" pomijamy całkowicie problemy z konkretnymi przepisami, np. co i jak można zaliczyć w koszty działalności firmy lub od jakiego zakupu możemy odliczyć VAT. To ciagle jest zmieniane, "uszczegółowiane". Wydaje się, że dla P. Ustawodawców największym problemem jest np. to, aby właściciel małej firmy nie mogł zaliczyć w koszty swej działalności benzyny zużytej na wyjazd na ryby.
Te szczegółowe rozwiązania ustawowe są ogólnie dostępne w wielu publikacjach, odpowiednio uaktualniane. W przeważającej części księgowanie zdarzeń gospodarczych jest jasne, problemy zaczynają się w specyficznych przypadkach, gdzie najprawdopodobniej chodzi o duże pieniądze, a wówczas i tak bez odpowiedniego prawnika i eksperta tego się nie robi. Programami Systemu XL staramy się stworzyć alternatywę dla zatrudniania biura rachunkowego, w którym najczęściej wykonywana jest tylko część księgowości firmy, czyli rozliczanie miesiąca - prowadzenie Księgi PiR, Ewidencji VAT, przygotowanie i rozliczenie PIT, VAT. Pozostała część potrzebnej księgowości, np. fakturowanie,  i tak musi być prowadzona w firmie. Przy czym od razu wyjaśniamy, nie mamy nic do biur rachunkowych - praca przez nich wykonywana wymaga czasu, więc tylko od decyzji kierownictwa firmy zależy, czy zatrudni biuro rachunkowe lub specjalistę księgowego. Oczywiście decyzja ta musi zależeć od rozmiaru koniecznej księgowości w określonej firmie. Jedno jednak wydaje nam się pewne - dla każdej firmy, przy comiesięcznym rozliczaniu podatku PIT i VAT, niewątpliwie korzystniejsze jest posiadanie w firmie na bieżąco księgowego, który w każdym dniu może nam podać stan aktualny przychodów, kosztów, poziomu należnego i naliczonego VAT - a takie między innymi podstawowe zadanie spełniają programy Systemu XL.

Na koniec pragniemy uświadomić bezsporny fakt - nie ma i nie będzie programów komputerowych, które same coś zrobią. Mogą wspomagać pracę człowieka w określonych dziedzinach np. księgowości, kosztorysowaniu, projektowaniu budowli czy obwodów drukowanych, jednak nawet najlepszy program świata, mający określone przeznaczenie, musi być obsługiwany przez osobę, która wie, na czym polega projektowanie w budownictwie lub co to jest i do czego służy obwód drukowany.

Programy Systemu XL to programy wspomagania księgowości w małych i średnich firmach. Pragnęliśmy w tym "krótkim kursie" wyjaśnić, że w przeważającej części to nic trudnego, a w różnych specyficznych (trudniejszych) operacjach księgowania i tak musimy zwrócić się do odpowiedniej literatury (ustawy) lub do doradcy podatkowego. Powodzenia !

Początek |  Początek informacji dodatkowych | Powrót do historii Systemu XL